אתם יכולים לסגור אולם מהמם, קייטרינג שכולם ידברו עליו ותקליטן ששורף את הרחבה. ובכל זאת, אם חסרים עשרה כיסאות ברגע שהאורחים מתיישבים, זה מה שיישאר בזיכרון. ציוד לאירועים והובלה הם בדיוק החלק שקל לדחוף לרגע האחרון, ודווקא שם נופלים הרבה אירועים טובים. בואו נעשה סדר: מה כדאי לבדוק לפני יום האירוע, איזה ציוד רמפה באמת מספקת, ואיך דואגים שהכול יגיע, יוקם וייעלם בלי שתרימו אצבע אחת.
ציוד לאירועים והובלה: מתחילים מהמספרים, לא מהקטלוג
לפני שאתם בכלל פותחים קטלוג, יש שתי שאלות שקובעות כמעט הכול. כמה אורחים, ואיפה. מספר האורחים קובע ישירות כמה שולחנות וכמה כיסאות אתם צריכים, וגם כמה כלי הגשה, כוסות וצלחות ייכנסו לרשימה. המיקום קובע דברים אחרים לגמרי.
אירוע בתוך אולם סגור הוא סיפור אחד. אירוע בחצר, בגינה או בשטח פתוח הוא כבר משחק אחר, שכולל שאלות של חשמל, קירור וחימום. בחוץ פתאום מדברים על גנרטורים כדי להזין הגברה ותאורה, על מצננים או פטריות חימום לפי העונה, ולפעמים על חיפוי וילונות שיתחם את השטח ויעצב אותו. תכתבו את המספרים והמיקום על דף אחד, וכל שאר ההחלטות פשוט מסתדרות מעליהם.
ועוד לפני הרשימה עצמה, שווה לעצור רגע על אופי האירוע. אירוע עמידה עם קוקטייל צורך פחות שולחנות רגילים, אבל יותר שולחנות בר ופינות ישיבה. ארוחה מסודרת, לעומת זאת, דורשת שולחנות, כיסאות וכלי הגשה לכל אורח. ההחלטה הקטנה הזאת לבדה משנה את כל הרשימה שתבנו אחריה.
מה רמפה מביאה לאירוע שלכם?
רמפה מחזיקה מלאי רחב, וכל הרשימה נמצאת תחת קורת גג אחת, מה שחוסך לכם לרדוף אחרי שלושה ספקים שונים. הנה מה שאפשר לשכור בפועל:
- שולחנות וכיסאות בכמות ובסגנון שמתאימים לאירוע שלכם, מהבסיס שממנו מתחיל כל אירוע.
- כסאות בר ושולחנות בר לפינת שתייה.
- שולחנות קפה.
- מזנוני הגשה למי שרוצה שהאוכל ייראה טוב כמו שהוא טעים.
- פינות ישיבה, בשביל האורחים שרוצים לשבת בצד, לדבר ופשוט ליהנות.
- תאורה והגברה.
- גנרטורים, במות ומבני בר.
- מצננים ופטריות חימום.
- חיפוי וילונות לעיצוב ולתיחום השטח.
- כלים: כוסות, צלחות, סכו"ם וכלי הגשה.
רוב האירועים מתחילים בדיוק מאותו בסיס. השכרת כיסאות ושולחנות בכמות הנכונה, ומשם בונים כלפי מעלה לפי האופי של הערב. כל הציוד לאירוע שדיברנו עליו יושב במלאי אחד, וזה בדיוק מה שמאפשר לתכנן חבילה שלמה במקום לאסוף חלקים.
הטעות שחוזרת כמעט בכל אירוע
הטעות הכי נפוצה שאנחנו רואים היא לחשב ציוד רק לפי מספר מקומות הישיבה. סופרים אורחים, מזמינים שולחנות וכיסאות, ומרגישים מסודרים. ואז מגיע הערב. אף אחד לא יושב על הכיסא שלו כל הזמן, אנשים קמים, מסתובבים, ניגשים לשתות, יושבים בצד לדבר, ופתאום חסר בדיוק מה שלא חשבו עליו.
בשביל זה קיימים כסאות בר ושולחנות בר סביב אזור השתייה, פינות ישיבה נוחות למי שרוצה רגע של שקט, ומזנוני הגשה שמרכזים את האוכל במקום אחד ברור. גם בכלים אנשים נוטים לטעות כלפי מטה. כוס אחת לאורח כמעט אף פעם לא מספיקה לערב שלם, ולכן שווה להזמין כוסות, צלחות וסכו"ם עם קצת שוליים ולא בול לפי הראש. עדיף להישאר עם עודף קטן מאשר לגלות באמצע האירוע שנגמרו הכוסות.
הובלה, הקמה ופירוק, החלק שאף אחד לא זוכר לתכנן
כאן נכנס ה"והובלה" שבכותרת, והוא חשוב לא פחות מהציוד עצמו. תדמיינו לרגע את עצמכם מעמיסים עשרים שולחנות ואת הכיסאות שמסביבם לרכב פרטי, נוסעים, פורקים, מסדרים, ואז בשתיים בלילה מפרקים הכול ומחזירים. זו לא באמת דרך לחגוג.
אנחנו ברמפה לוקחים את כל הנטל הפיזי הזה מהידיים שלכם. הצוות מגיע עם הציוד, מקים ומסדר במקום, ובסוף האירוע חוזר לאסוף ולפרק. אתם לא מזיזים כיסא אחד. בשביל זה שווה לוודא, כבר בשלב הצעת המחיר, שההובלה, ההקמה והפירוק מופיעים שחור על גבי לבן, ולא נשארים כהפתעה ביום האירוע.
ויש כאן יתרון שקל לפספס. כשצוות מנוסה מקים את הציוד, הוא גם מסדר אותו נכון. שולחנות במרווחים שמאפשרים לאורחים לעבור, הגברה שממוקמת כך שהסאונד מגיע לכל החלל ולא מחריש רק את השולחן הראשון, ותאורה שמאירה בדיוק את מה שצריך. זה ההבדל בין ציוד שסתם עומד בשטח לבין ציוד שעובד בשביל האירוע שלכם.
ככה סוגרים הזמנה בלי הפתעות
הדרך לאירוע רגוע עוברת בכמה צעדים פשוטים. תעשו אותם לפי הסדר ותחסכו לעצמכם את רוב הלחץ:
- קבעו תאריך ומספר אורחים מדויק ככל האפשר. שני אלה מזיזים כמעט כל שאר החלטה.
- החליטו פנים או חוץ, כי זה מה שיקבע אם אתם צריכים גם גנרטור, מצננים או פטריות חימום.
- הכינו רשימה של כל מה שצריך, משולחנות וכיסאות ועד כוסות, צלחות וכלי הגשה, לפני שאתם מרימים טלפון.
- בקשו הצעת מחיר שכוללת את ההובלה, ההקמה והפירוק, ולא רק את הציוד.
- סגרו מוקדם. בעונות השיא הזמינות נגמרת מהר, ומי שסוגר ראשון מקבל בדיוק את מה שרצה.
איזה ציוד צריך לאיזה אירוע?
לכל סוג אירוע יש בסיס שאסור לוותר עליו, ותוספת אחת או שתיים שמעלות אותו רמה. הטבלה הזו נותנת נקודת פתיחה, לא חוק בל יעבור:
| סוג האירוע | הבסיס שאסור לוותר עליו | מה שמשדרג את האירוע |
|---|---|---|
| אירוע חברה או כנס | שולחנות, כיסאות, הגברה ותאורה | במה, מבני בר ופינות ישיבה לאזור נטוורקינג |
| חתונה או אירוע גדול | שולחנות, כיסאות, כלי הגשה ותאורה | שולחנות בר, מזנוני הגשה וחיפוי וילונות |
| אירוע בחצר או בשטח פתוח | שולחנות, כיסאות וגנרטור | מצננים או פטריות חימום לפי העונה |
| יום הולדת או מסיבה | כיסאות, שולחנות קפה והגברה | כסאות בר, שולחנות בר ותאורה צבעונית |
לפני שאתם סוגרים, נקודה אחת שחשוב לדעת
חשוב לדעת: ברמפה יש מינימום הזמנה של 1,000 ש"ח, בתוספת מע"מ והובלה. מה זה אומר עבורכם בפועל? שאם אתם מתכננים מסיבה קטנטנה עם כמה כיסאות בלבד, ייתכן שתשלמו על המינימום גם אם לקחתם פחות. אבל ברגע שיש שולחנות, כיסאות, קצת תאורה והגברה, כמעט תמיד עוברים את הסף הזה בקלות, וההובלה וההקמה כבר הופכות למשתלמות מאוד. מתי זה פחות משתלם ומתי זה בול בשבילכם? זה תלוי בגודל האירוע, וכאן שיחת טלפון קצרה חוסכת הרבה ניחושים.
ניסיון שמגיע מכל סוגי האירועים
רמפה ליוותה קשת רחבה מאוד של אירועים, מאירועים של חברות, מוסדות ורשויות ועד ימי הולדת פרטיים בחצר הבית. דווקא הפער הזה, בין אירוע ענק לאירוע אינטימי, הוא מה שמלמד להתאים את הכמות ואת סוג הציוד לכל מקרה לגופו, בלי להעמיס עליכם פריטים מיותרים ובלי להשאיר אתכם חסרים ברגע הלא נכון. הדירוג של 4.8 מהלקוחות לא הגיע במקרה, אלא בדיוק מהיחס הזה לפרטים הקטנים שעושים אירוע.
תהיו מוכנים ליום האירוע
יום האירוע יבוא בין אם תכננתם לפרטי פרטים ובין אם השארתם הכול לרגע האחרון, וההבדל בין השניים מורגש בדיוק ברגע שהאורחים נכנסים. כשהמספרים ברורים, הרשימה סגורה, והציוד מגיע ומוקם בזמן, אתם משוחררים לעשות את הדבר היחיד שבאמת חשוב באירוע שלכם, להיות שם. תרימו טלפון לרמפה, קבלו הצעת מחיר מסודרת, ותנו לצד הלוגיסטי לרוץ בלעדיכם.
